\section{Controlling auf der Arbeitsbereichsebene}
\label{Controlling auf der Arbeitsbereichsebene}

\begin{center} {\large "`Controlling lebt vom Mitmachen!''} \end{center}

Entsprechend dieser Maxime des Hochschulcontrolling-Konzepts hat sich der Arbeitsbereich STS mit dem Thema 
"`Controlling'' auseinandergesetzt. Dazu geh"ort einerseits, das Controlling-Prinzip in seiner origin"aren Bestimmung 
zu verstehen, andererseits mu"s der Controlling-Gedanke in die Belange des Arbeitsbereiches einflie"sen, um eine 
effiziente Umsetzung an der Hochschule allgemein sowie in den speziellen Anwendungen auf Arbeitsbereichsebene zu 
gew"ahrleisten. Die Einf"uhrung einer Controlling-Instanz an der TU Hamburg-Harburg wirft somit zwei Fragen auf:
\begin{enumerate}
\item [(a)]  Welche Konsequenzen hat die Einf"uhrung des Gesamt-Hochschulcontrolling f"ur bestimmte Prozesse am 
	Arbeitsbereich?
\item [(b)]  Wie soll Controlling am Arbeitsbereich praktiziert werden?
\end{enumerate}

Controllingrelevante Prozesse k"onnen also unterschieden werden in diejenigen Prozesse, die aus der Kommunikation mit 
"ubergeordneten Verwaltungsbereichen entstehen, sowie in die arbeitsbereichsinternen Prozesse, die f"ur das 
Eigencontrolling neu erarbeitet werden m"ussen bzw. aufgrund der akademischen Selbstverwaltung bereits bestehen. Auf 
diese beiden Proze"skategorien wird in den Abschnitten \ref{Kommunikation mit der Hochschulverwaltung} und 
\ref{Controllingaufgaben der Arbeitsbereiche} detailliert eingegangen. 

"Uber die Stellung der Arbeitsbereiche im Controlling-Konzept der TU Hamburg-Harburg werden folgende Aussagen getroffen
(vgl. Anhang \ref{Controlling-Konzept der TUHH}):
\begin{enumerate}
\item [(a)]  Die strategische Planung mu"s j"ahrlich in den operativen Planungsproze"s einflie"sen, der von den 
		Leistungserstellern in konkrete Leistungsprogramme umgesetzt wird. Die Leistungsersteller ben"otigen 
		ebenfalls Informationen, um konkrete Sollwerte festzulegen. An dieser Stelle greift das {\it operative 
		Controlling}.
\item [(b)]  F"ur die Erreichung der Planziele zeichnen die Leistungserstellungsbereiche selbst verantwortlich. Aus 
		diesem Grund mu"s auch hier Controlling in Form der stetigen R"uckkopplung einsetzen.
\item [(c)]  Die Verantwortung "uber die Verwendung der Haushaltsmittel und Drittmittel soll an die Arbeitsbereiche 
		"ubertragen werden. Das Haushaltsreferat soll nur noch der zentralen buchhalterischen Verwaltung der 
		Mittel dienen. Um dies zu realisieren, ist es unumg"anglich, ein transparentes aussagef"ahiges 
		Rechnungswesen einzuf"uhren
\end{enumerate}


\subsection {Kommunikation mit der Hochschulverwaltung}
\label {Kommunikation mit der Hochschulverwaltung}

Die Controlling-Instanz der Hochschule fragt von den Arbeitsbereichen zu Controlling- und Berichtszwecken Daten der 
Forschung und der Lehre ab. Der Fragebogen, der am Jahresende an die Arbeitsbereichsleiter verteilt wird, ist im Anhang 
\ref{Professorenfragebogen}
abgedruckt. Die Daten der Forschung, der Lehre und des Technologietransfers liegen in Word- und Excel-Dokumenten sowie 
auf HTML-Seiten am Arbeitsbereich vor und m"ussen "`manuell'' zusammengetragen werden. Welche Personen in welcher Form an 
diesem Proze"s beteiligt sind und auf welche Art und Weise sie Informationen zusammentragen, wird detailliert im Kapitel 
\ref{Prozesse des Arbeitsbereichs STS} erl"autert. 
Die Daten werden zur Zeit noch nicht zentral vorgehalten und verwaltet. Ziel ist es, 
\begin{itemize}
\item  eine zentrale und konsistente Datenhaltung aufzubauen, 
\item  mit verschiedenen Zugriffsrechten f"ur die Datenpflege und Datenabfrage, 
\item  klaren Richtlinien f"ur die Abgrenzung der relevanten Daten sowie 
\item  mit einer Datenschnittstelle zu den Verwaltungsbereichen, die Zugriff auf die f"ur sie interessanten Informationen 
	ben"otigen.
\end{itemize}

Der Informationsbedarf des Controlling bezieht sich lediglich auf quantitative Daten der Arbeitsbereiche. Aus der Sicht 
eines Arbeitsbereiches w"are dar"uber hinaus denkbar, der Hochschulleitung weitere Informationen bereitzustellen, anhand 
derer Schlu"sfolgerungen hinsichtlich der Qualit"at der erbrachten Leistung m"oglich sind. Zu einem derartigen 
Informationsspektrum z"ahlt z.B. 
\begin{itemize}
\item  mit welchem Zeitaufwand Lehrveranstaltungen vorbereitet werden, 
\item  welche Forschungs- und Lehrsituation an den Arbeitsbereichen vorherrscht, 
\item  welcher Zeitaufwand f"ur die Leistungskategorien Betreuung in der Forschung und Lehre, Technologietransfer, 
	akademische Selbstverwaltung und die Durchf"uhrung und Verwaltung der Drittmittel-Projekte durch die Mitarbeiter 
	eines Arbeitsbereiches aufgebracht wird.
\end{itemize}
Die Benutzer eines derartigen Informationssystems w"aren die Mitarbeiter des Arbeitsbereiches, die Daten sammeln, 
bearbeiten und aggregieren, sowie die Mitarbeiter der Hochschulleitung und der Controlling-Instanz, die auf die Daten 
"uber definierte Schnittstellen zugreifen.


\subsection{Controllingaufgaben der Arbeitsbereiche}
\label{Controllingaufgaben der Arbeitsbereiche}

Die Einf"uhrung von Controlling an der Hochschule macht auch vor den Arbeitsbereichen nicht Halt. Zum Controlling auf 
Arbeitsbereichsebene z"ahlt, die Hochschulziele sowie eigene Ziele in einem arbeitsbereichsinternen 
Zielsystem zu integrieren und zu formulieren, ein Kennzahlensystem zur periodischen "Uberpr"ufung der Zielerreichung 
aufzubauen sowie ein Berichtssystem auf der Grundlage der Anspr"uche auf Arbeitsbereichsebene zu erarbeiten. In 
welcher Form die individuellen Ziele eines Arbeitsbereiches definiert und verfolgt werden, bleibt den Arbeitsbereichen 
selbst "uberlassen (vgl. Anhang \ref{Controlling-Konzept der TUHH}, 3.1.), sie k"onnen dabei jedoch auf die Dienste der 
Controlling-Instanz zur"uckgreifen. 

Controlling verbessert und vereinfacht die Arbeitsprozesse. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, die Standardprozesse zu 
erfassen, zu visualisieren, zu analysieren und gegebenenfalls zu optimieren. Die Prozesse k"onnen in quantitative und 
qualitative unterschieden werden. \\
Beispiele quantitativer Prozesse sind:
\begin{itemize}
\item [-]  Verwaltung der Haushaltsmittel und Drittmittel (Finanzmanagement)
\item [-]  Erfassung der Lehrdaten, wie Lehrveranstaltungen, betreute Studenten, Prüfungen, betreute Studien- und 
		Diplomarbeiten, Durchfallquoten 
\end{itemize}
Beispiele qualitativer Prozesse sind:
\begin{itemize}
\item [-]  Durchf"uhrung von Forschungsprojekten (Forschungsmanagement, Projektmanagement, Personalmanagement, 
		Erfassung der Ergebnisse)
\item [-]  Datenpflege in den Bereichen Publikationen, Vortr"age, Lehrveranstaltungen, Studien- und Diplomarbeiten, 
		Pr"ufungen und Patente
\item [-]  Vorbereitung einer Vorlesung (Proze"sunterst"utzung)
\item [-]  Ausarbeitung und Ver"offentlichung von Publikationen (Proze"sunterst"utzung)
\item [-]  Durchf"uhrung einer Studien- oder Diplomarbeit (Proze"sunterst"utzung, Projektmanagement)
\item [-]  Systemadministration
\item [-]  Allgemeine Verwaltungsabl"aufe der akademischen Selbstverwaltung (Proze"sunterst"utzung)
\end{itemize}

Um eine umfassende Leistungsverbesserung am Arbeitsbereich zu sichern, mu"s auf die Erfassung der Abl"aufe und Akteure 
und auf die Festlegung von Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechten eine Umsetzung auf einer geeigneten 
proze"sunterst"utzenden Software erfolgen. 

Die Bereitstellung von Informationen und Hilfsmitteln f"uhrt zu einer Qualit"atsverbesserung im 
Leistungserstellungsproze"s eines Arbeitsbereiches. Nutznie"ser dieser Ma"snahmen sind zun"achst die Mitarbeitern des 
Bereiches, die verbesserte Arbeitsbedingungen vorfinden. Doch auch die Hochschulverwaltung und die 
Hochschulcontrolling-Instanz profitieren von derartigen Umsetzungen, da sie auf eine schnelle, einfache und konsolidierte 
Informationsbereitstellung zur"uckgreifen kann. Nicht zuletzt erm"oglicht es den Studenten, die guten Arbeitsbedingungen 
und Voraussetzungen f"ur ein eigenst"andiges Studium zu nutzen.

Controlling auf der Ebene der Arbeitsbereiche wirkt sich auf die Qualit"at und Effizienz der Leistungserbringung aus. 
Die Leistungskategorien der Arbeitsbereiche sind die Forschung und Lehre. In diese Bereiche fallen Aufgaben, wie die 
Vorbereitung von Lehrveranstaltungen, Betreuung von Studien- und Diplomarbeiten, Planung und Durchf"uhrung von 
Forschungsprojekten und vieles mehr. Die Analyse und Darstellung der mit diesen Aufgaben verbundenen 
Prozesse, die Bereitstellung von Ablaufbeschreibungen, Hilfetexten und ToDo-Listen sowie proze"sunterst"utzender Software 
bieten Mitarbeitern wie auch Studenten eine Arbeitsgrundlage, die eine eigenst"andige und effiziente Erf"ullung von 
Standardaufgaben m"oglich macht. Der Einsatz von Informationssystemen erh"ohen die Transparenz der Arbeitsabl"aufe und 
verringern somit Einarbeitungszeiten, Durchlaufzeiten und den Koordinationsaufwand am Arbeitsbereich. Die 
Effizienzsteigerung bei der Erf"ullung von Standardaufgaben schafft zeitliche Freir"aume  f"ur die fachliche Betreuung der 
Studenten sowie f"ur die Forschungst"atigkeiten der Mitarbeiter. Diese Freir"aume wirken sich positiv auf die Qualit"at 
der Leistungsergebnisse aus. Die Einhaltung vorgegebener Termine in der Vorbereitung und Durchf"uhrung von 
Lehrveranstaltungen und Forschungsprojekten und eine gute Koordination haben au"serdem prositive Auswirkungen auf 
die Leistung und bedeuten somit eine weitere Qualit"atssteigerung.

Controlling auf der Arbeitsbereichsebene bedarf der Kontrolle des Erreichten. Zu diesem Zweck ist eine Evaluierung der 
Lehrveranstaltungen geplant, die Aufschlu"s "uber die qualitative Entwicklung der Lehre gibt. Welche Hochschulebene 
Initiator einer derartigen Evaluierung sein wird, ist an der TUHH noch zu kl"aren. Dabei ist zu ber"ucksichtigen, da"s die 
Umsetzung eine gr"o"stm"ogliche Homogenit"at der Information sicherstellen mu"s, um als Kennzahlen in Berichten Relevanz 
zu erhalten. 
